Кадровый учёт для ИП и ООО: что нужно знать работодателю
Приём первого сотрудника — поворотный момент для бизнеса. С этого момента вы становитесь работодателем со всеми вытекающими обязанностями. Штрафы за ошибки в кадровом учёте могут достигать 100 000 ₽. Узнайте, как их избежать.
Кадровый учёт — это система документооборота, которая сопровождает все отношения между работодателем и сотрудниками: от приёма на работу до увольнения. Для многих предпринимателей кадровое делопроизводство становится неожиданной сложностью.
По статистике, каждая третья компания допускает ошибки в кадровом учёте. И это дорого: штрафы за отсутствие обязательных документов, неправильное оформление или нарушение сроков могут достигать десятков тысяч рублей.
В этой статье мы разберём, какие документы нужно вести, какие сроки соблюдать и как не попасть на штрафы. А главное — как делегировать эту задачу профессионалам.
Что такое кадровый учёт и зачем он нужен
Кадровый учёт — это не просто «бумажки». Это система, которая:
- Фиксирует трудовые отношения — кто, когда и на каких условиях работает
- Регулирует права и обязанности — сотрудники знают свои обязанности, работодатель — объём гарантий и компенсаций
- Служит основанием для расчётов — зарплата, отпускные, больничные, командировочные
- Защищает от судебных рисков — правильно оформленные документы — ваша защита при трудовых спорах
- Обеспечивает отчётность — в СФР, ФНС, военкомат и другие органы
Трудовой договор: основа всего
Трудовой договор — главный документ в отношениях работодателя и сотрудника. Он заключается в письменной форме в двух экземплярах (один — сотруднику, второй — работодателю).
Что обязательно должно быть в трудовом договоре:
- Полные данные работодателя и работника
- Место работы (с указанием структурного подразделения)
- Трудовая функция (должность, профессия, специальность)
- Дата начала работы
- Режим рабочего времени и время отдыха
- Условия оплаты труда (оклад, премии, надбавки)
- Характер работы (разъездной, подвижной и т.п.)
- Срок действия (если договор срочный)
Приказы по личному составу
Все кадровые решения оформляются приказами. Унифицированные формы (Т-1, Т-2, Т-3 и др.) не обязательны с 2013 года, но их использование упрощает работу.
| Приказ | Когда нужен | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| О приёме на работу | При оформлении нового сотрудника | Издаётся в день начала работы |
| Об увольнении | При расторжении трудового договора | С указанием основания по ТК РФ |
| О переводе | При изменении должности или условий работы | С письменного согласия сотрудника |
| Об отпуске | При оформлении ежегодного или другого отпуска | За 2 недели до отпуска уведомить сотрудника |
| О командировке | При направлении в служебную командировку | С оформлением командировочного удостоверения |
| О поощрении | При награждении или премировании | На основании представления руководителя |
| О дисциплинарном взыскании | При нарушении трудовой дисциплины | Только после затребования письменного объяснения |
Обязательные кадровые документы
Обязательные для всех
- Трудовой договор
- Приказы по личному составу
- Трудовая книжка (или СТД-Р для впервые устраивающихся)
- Личная карточка сотрудника (форма Т-2)
- Штатное расписание
- Правила внутреннего трудового распорядка
- График отпусков
- Табель учёта рабочего времени
В зависимости от специфики
- Положение об оплате труда
- Положение о премировании
- Положение о командировках
- Положение о защите персональных данных
- Инструкции по охране труда
- Должностные инструкции
- Коллективный договор (при наличии профсоюза)
Сроки хранения кадровых документов
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Трудовые договоры, приказы, личные карточки | 50 лет (для сотрудников до 2003 года) или 75 лет |
| Лицевые счета, расчётные ведомости | 50 лет (до 2003) или 75 лет |
| Табели учёта рабочего времени | 1 год |
| Графики отпусков | 1 год |
| Журналы регистрации | 5 лет |
| Больничные листы | 5 лет |
| Документы по охране труда | 10-45 лет (в зависимости от вида) |
Воинский учёт
Если в штате есть сотрудники мужского пола или женщины, состоящие на воинском учёте, вы обязаны вести воинский учёт. Это касается всех организаций независимо от системы налогообложения.
Что нужно делать:
- Проверять военно-учётные документы при приёме на работу
- Сдавать отчётность в военкомат (СЗВ-ТД)
- Уведомлять военкомат о приёме и увольнении военнообязанных
- Вести журнал учета военнообязанных (по форме из Приказа Минобороны № 700)
Штраф за нарушение воинского учёта — до 1 000 ₽ на должностное лицо и до 5 000 ₽ на организацию.
Отчётность в Социальный фонд России (СФР)
| Отчётность | Срок | Штраф |
|---|---|---|
| РСВ (расчёт по страховым взносам) | Ежеквартально до 28-го числа | 5% от суммы взносов, но не более 30% |
| СЗВ-М (данные о сотрудниках) | Ежемесячно до 15-го числа | 500 ₽ на каждого сотрудника |
| ЕФС-1 (приёмы, увольнения, переводы) | Не позднее следующего рабочего дня | 500 ₽ на каждого сотрудника |
| 4-ФСС (травматизм) | Ежеквартально до 20-го числа | 5% от суммы взносов, но не более 30% |
| СЗВ-СТАЖ (стаж сотрудников) | Ежегодно до 25 января | 500 ₽ на каждого сотрудника |
| Персонифицированные сведения | Ежемесячно до 25-го числа | 500 ₽ на каждого сотрудника |
Ответственность за нарушения в кадровом учёте
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| Отсутствие трудового договора | 10 000–20 000 ₽ (должностное), до 100 000 ₽ (организация) |
| Неправильное оформление увольнения | 50 000–100 000 ₽ |
| Нарушение порядка обработки персональных данных | до 100 000 ₽ |
| Невыдача трудовой книжки при увольнении | средний заработок за каждый день задержки |
| Отсутствие правил внутреннего трудового распорядка | 10 000–20 000 ₽ |
| Отсутствие графика отпусков | 10 000–20 000 ₽ |
| Нарушение порядка ведения воинского учёта | до 5 000 ₽ |
| Несвоевременная сдача отчётности в СФР | 5% от суммы взносов, но не более 30% |
Как делегировать кадровый учёт профессионалам
Своими силами
Если у вас 1-2 сотрудника, можно вести кадровый учёт самостоятельно с помощью шаблонов и онлайн-сервисов. Но риск ошибок остаётся.
- Тратите время на изучение законов
- Рискуете пропустить изменения в законодательстве
- Несёте личную ответственность за ошибки
- Отвлекаетесь от управления бизнесом
На аутсорсинге в ООО "Два Д"
Мы берём на себя все кадровые задачи. Ваша единственная обязанность — вовремя передавать нам данные о сотрудниках.
- Подготовка всех кадровых документов
- Расчёт зарплаты, больничных, отпускных
- Своевременная сдача всей отчётности
- Консультации по трудовому праву
- Полная ответственность за штрафы по нашей вине
Часто задаваемые вопросы
Заключение
Кадровый учёт — сложная и ответственная область. Ошибки в нём могут стоить бизнесу не только денег, но и репутации. При этом кадровое делопроизводство отвлекает предпринимателя от главного — развития бизнеса.
Передача кадрового учёта на аутсорсинг в ООО "Два Д" — это не просто удобство. Это снятие рисков, экономия времени и уверенность, что все документы оформлены правильно, а отчётность сдана вовремя.
Мы поможем вам с первого дня работы с сотрудниками выстроить правильную систему кадрового учёта и избежать штрафов.
Хотите снять с себя кадровую нагрузку?
Обратитесь в ООО "Два Д" — мы возьмём на себя весь кадровый учёт
Наши тарифы
Готовы обсудить ваш бизнес?
Свяжитесь с нами любым удобным способом:
- +7 995 295-36-62
- info@dva-d.ru
- 150054, г. Ярославль, ул. Щапова, д. 20, офис 507
Отзывы наших клиентов
Ознакомьтесь с отзывами других пользователей или оставьте свой
Передали бухгалтерию в ООО "Два Д" полгода назад. Очень довольны! Ни одного пропущенного срока, все отчёты сданы вовремя. Отдельное спасибо за оперативные консультации и помощь в налоговой оптимизации.
Обратилась в "Два Д" за помощью в переходе с ОСНО на УСН. Всё объяснили, подготовили документы, провели консультацию. Теперь плачу налогов в 2 раза меньше! Рекомендую.
Сотрудничаем уже 2 года. Бухгалтер всегда на связи, помогает с любыми вопросами. Отчётность сдаётся вовремя, без штрафов. Очень довольны работой команды "Два Д"!
Очень благодарна специалистам "Два Д" за помощь с кадровым учётом. Оформили всех сотрудников, начисляют зарплату, готовят отчёты. Всё чётко и профессионально.
Обратился за помощью в восстановлении бухгалтерского учёта после ошибок предыдущего бухгалтера. Специалисты "Два Д" быстро навели порядок, подали уточнённые декларации, избавили от штрафов. Рекомендую!
Первый год работы, не хотела нанимать штатного бухгалтера. Аутсорсинг в "Два Д" — идеальное решение! Всё сделали за меня: регистрация, выбор системы налогообложения, сдача нулевой отчётности. Экономлю и время, и деньги.
Наши услуги
Нам доверяют
Наша миссия
Дать предпринимателям свободу заниматься бизнесом, а не отчётностью.
Мы хотим, чтобы каждый предприниматель мог сосредоточиться на развитии своего дела, доверив бухгалтерию профессионалам. Наша цель — сделать бухгалтерский учёт прозрачным, надёжным и доступным для бизнеса любого масштаба.
